Os problemas com planejamento e controle financeiro estão entre os principais fatores que levam pequenas e médias empresas, a fechar suas portas. Por isso, a Associação Comercial de São Paulo – ACSP lançou um guia de orientações para que o empreendedor possa traçar uma estratégia financeira eficiente para levá-lo a melhores resultados. São sete, os cuidados básicos:
1- Tenha profissionais capacitados na área
Não importa se o profissional especializado na área financeira é um funcionário direto da empresa ou se o serviço é prestado em forma de uma assessoria externa.
O essencial é ter o apoio de alguém que realmente entenda bem do assunto no momento de iniciar o planejamento estratégico financeiro da empresa.
O ideal é que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras e até mesmo que consiga visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.
2- Organize todas as informações
Antes de começar a definir uma estratégia financeira, primeiro é preciso ter disponível todas as informações e dados da empresa de forma organizada.
Sem os números exatos na mão, o planejamento financeiro pode ficar completamente inconsistente e não vai refletir a verdadeira realidade do negócio.
Com as informações organizadas, os gestores podem planejar adequadamente e inclusive tomar decisões com mais agilidade. E isso pode fazer a diferença entre ganhar ou perder dinheiro.
Como já falamos nos sinais que mostram a necessidade de ajuda para o planejamento financeiro da sua empresa, um sistema de gestão pode ser fundamental para organizar todas essas informações e integrar todos os dados.
3 – Analise diversos relatórios
Um sistema eficiente pode garantir a emissão de diversos relatórios que vão servir de base para a definição da futura estratégia financeira.
Entre esses documentos, podemos destacar:
– Relatório de Faturamento: mostra o faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de vendas.
– Relatório da curva ABC: classifica os produtos mais vendidos e/ou clientes mais representativos da empresa.
– Controle de fluxo de caixa: mostra em detalhes todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas.
– Contas a pagar e a receber: exibe todos os títulos que a empresa tem para pagamento e também recebimento em um determinado período.
– Controle por categoria financeira/centro de custos: detalha os gastos da empresa por categorias ou centro de custos.
4- Fique por dentro do assunto
Mesmo cercado de bons profissionais capacitados e com todas as informações sob controle é importante que o empreendedor, como dono do négocio, também entenda pelo menos um pouco do assunto.
Se realmente não domina a área, busque conhecimento! É importante saber alguns conceitos técnicos básicos como fluxo de caixa, lucro, etc, para assim poder avaliar o que está sendo planejado, monitorar as atividades e até mesmo cobrar resultados.
5- Faça uma análise dos fatores internos e externos
Na hora de planejar a estratégia financeira, não esqueça de levar em conta os fatores internos e externos. Um bom exemplo de modelo de análise é a SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats) ou Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
Com essa ferramenta é possível avaliar quais os pontos fracos e fortes do negócio, tanto o que está dentro da empresa, quanto o que está no mercado.
Ao visualizar o que tem de mais favorável e desfavorável, o empreendedor pode estabelecer uma estratégia para atacar esses pontos, seja potencializando o que tem de positivo, ou mesmo diminuindo os riscos de problemas naquilo que encontrou de negativo para o negócio.
Esse tipo de método pode ser usado regularmente, para que sempre sejam avaliados esses fatores que impactam em toda a operação da empresa.
Mesmo que tudo esteja indo super bem, é importante a cada novo planejamento financeiro rever esses itens e atualizar a situação.
6 – Planeje com base no dinheiro que tem e evite dívidas constantes
É claro que a definição da estratégia financeira é feita também com base em projeções de ganhos. Mas o ideal mesmo é fazer previsões bem realistas, com o dinheiro que tem ou que realmente deve entrar no caixa.
Não adianta fazer o planejamento financeiro pensando em contrair dívidas o tempo inteiro, achando assim que o negócio vai ter mais viabilidade de crescimento.
Esse procedimento, quando repetido de forma constante, pode se tornar uma verdadeira bola de neve, e a estratégia financeira nunca vai refletir a situação real da empresa.
7 – Envolva a equipe na estratégia
Com toda a estratégia financeira definida, é importante que isso não fique guardado apenas entre os principais gestores. Se a meta é reduzir custos em determinados setores, por exemplo, isso deve ser repassado para toda a equipe para que seja atingida.
Já no caso de uma meta de aumentar a venda de um determinado produto, a equipe comercial também precisa ficar ciente disto.
Então, não adianta traçar a melhor das estratégias e guardar isso para poucos. Quanto mais disseminadas as informações, mais distribuída a responsabilidade de chegar lá e mais chances de a empresa atingir na prática o seu planejamento financeiro.
