Divulgamos o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados mantenham os efeitos legais dos documentos originais.
O disposto neste Decreto não se aplica a:
– documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
– documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
– documentos em microfilme;
– documentos audiovisuais;
– documentos de identificação; e
– documentos de porte obrigatório.
Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
– integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
– rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
– emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
– confidencialidade, quando aplicável; e
– interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Confira a íntegra:
DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Objeto Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Âmbito de aplicação
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III – documentos em microfilme;
IV – documentos audiovisuais;
V – documentos de identificação; e
VI – documentos de porte obrigatório.
Definições
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
Regras gerais de digitalização
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Requisito na digitalização entre particulares
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.
Desnecessidade da digitalização
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
Responsabilidade pela digitalização
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.
§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilid
